Saalfeld/Rudolstadt. „Eines ist sicher: die Umstellung der Verwaltung von Papier auf Digital verändert nur die Art der Archivarbeit – aber auf keinen Fall ihren Umfang“, betont Kreisarchivar Martin Gretscher. Er erinnert damit an eine Veranstaltung am 14. September 2022 in der Saalfelder Schlosskapelle: An diesem Tag kamen auf Einladung des Kreisarchivs Saalfeld-Rudolstadt Archivarinnen und Archivare aus ganz Thüringen zusammen, um über die anstehenden Herausforderungen der Digitalen Archivierung zu beraten.
Die digitale Archivierung wirkt sich auch schon längst im Rudolstädter Kreisarchiv aus. Neben der Funktion als Gedächtnis des Landkreises und öffentliches Archiv für die Bürgerinnen und Bürger ist das Kreisarchiv natürlich auch ein klassisches Verwaltungsarchiv, das den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Landratsamtes ältere, bereits archivierte Unterlagen für ihre tägliche Arbeit wieder zur Verfügung stellt. Die damit verbundenen hausinternen Aktenausleihen nehmen seit mehreren Jahren langsam ab und haben mit 120 Ausleihen im abgelaufenen Jahr erneut einen Tiefstand erreicht. Die Ursache dafür ist vor allem in der Digitalisierung zu sehen: Immer mehr Bereiche der Verwaltung arbeiten ausschließlich mit elektronischen Unterlagen; daneben werden teilweise auch ältere Papierakten digitalisiert, so dass die Originale im Geschäftsgang nicht mehr benötigt werden - aus Rechtsgründen aber dennoch weiter aufbewahrt werden müssen.
„Das zeigt, dass wir mit unserem Weg zur stetigen Digitalisierung auf dem richtigen Weg sind und dass die Arbeit mit älteren Akten durch die Digitalisierung in der Verwaltung erleichtert wird“, betont Landrat Marko Wolfram angesichts dieser ermutigenden Entwicklung.
Ein ähnlicher Effekt ist bei der Übernahme von Verwaltungsschriftgut in das Archiv zu sehen: hier wurden im Jahr 2022 knapp 39 laufende Meter (lfm) Aktenmaterial übernommen. Dies ist eine Verringerung um etwa 7 lfm im Vergleich zum Vorjahr und weniger als die Hälfte der Menge, die noch 2017 übernommen wurde.
Die Umstellung auf digitale Verwaltungsverfahren führt einerseits zwar zu einem sinkenden Papierverbrauch, andererseits muss das Kreisarchiv angesichts akuten Platzmangels heute auch wesentlich strenger als noch vor einigen Jahren auswählen, welche Akten es zusätzlich zu den bereits vorhandenen fast 4.000 laufenden Metern aufnehmen kann. Akten, die aufgrund abgelaufener Aufbewahrungsfristen nur noch wenige Jahre aufzubewahren sind, verbleiben daher inzwischen oft in den Registraturen der jeweiligen Ämter.
Jenseits der Beantwortung von Anfragen, Ausleihen und Übernahmen konnte das Kreisarchiv auch im vergangenen Jahr sein chronisches Platzproblem etwas lindern, indem eine weitere Rollregalanlage angeschafft wurde. Diese modernen Anlagen nutzen den vorhandenen Raum im Vergleich zu Standregalen und älteren Hebelschubanlagen wesentlich besser aus und steigern die Lagerkapazität in einem Magazinraum um bis zu 40 %.
Martin Modes
Presse- und Kulturamt
Fotos: Von der Archivtagung am 14. September 2022
1. Gruppenbild: von links nach rechts die Vortragenden der Archivtagung: Constanze Mann, Martin Gretscher, Elisabeth Georgi, Raphael Hartisch. Im Bild fehlt Dr. Antje Bauer
2.Martin Gretscher bei seinem Vortrag
3. Publikum bei der Archivtagung
Hinweis:
Das Kreisarchiv Saalfeld-Rudolstadt finden Sie im Haus III des Landratsamtes in der Schwarzburger Chaussee 12 in Rudolstadt, in dem bis 1902 errichteten Gebäude, in dem sich über mehrere Jahrzehnte das Schwarzburgische Ministerialgebäude des Fürstentums Schwarzburg-Rudolstadt befunden hatte.