Saalfeld. Die ungebrochene jährliche Steigerung der Nutzerzahlen verdeutlicht das große Interesse an den im Kreisarchiv Saalfeld-Rudolstadt verwahrten Beständen: Das Kreisarchiv konnte im vergangenen Jahr 2023 insgesamt 659 Anfragen beantworten. Laut Archivleiter Martin Gretscher waren dies noch einmal 80 Anfragen mehr als im Jahr zuvor; die Gesamtzahl hat sich seit 2019 nahezu verdoppelt.
Schwerpunkte waren auch im vergangenen Jahr Anfragen zu historischen Bauunterlagen und zu Einträgen in archivierten Personenstandsbüchern. Aber auch aus alten Meldeunterlagen sowie zu ortsgeschichtlichen Themen geben die fünf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Archivs regelmäßig Auskunft. Der Aufwand für eine Recherche kann dabei sehr unterschiedlich sein: die Antwort auf eine einfache Anfrage lässt sich manchmal innerhalb weniger Minuten finden, während die Beantwortung eine wissenschaftliche Forschungsfrage auch einmal mehrere Tage mit komplexen Recherchen in Anspruch nehmen kann.
Nach Jahren der Zugangsbeschränkungen fanden auch wieder mehr Nutzerinnen und Nutzer persönlich den Weg ins Archiv, um in die Akten direkt vor Ort Einsicht zu nehmen. Teilweise noch unter Zugangsbeschränkungen fanden 2022 immerhin 36 Einsichtnahmen statt, während 2023 insgesamt 50 Einsichtnahmen in historisches Archivgut ermöglicht werden konnten; dies entspricht dem durchschnittlichen Niveau der Jahre vor den coronabedingten Schließungen.
Neben der Funktion als Gedächtnis des Landkreises und öffentliches Archiv für die Bürger bleibt das Kreisarchiv auch ein „klassisches Verwaltungsarchiv“, das den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Landratsamtes ältere, bereits archivierte Unterlagen für ihre tägliche Arbeit wieder zur Verfügung stellt. Die damit verbundenen hausinternen Aktenausleihen nehmen seit mehreren Jahren langsam, aber stetig ab und haben mit 197 ausgeliehenen Akten im abgelaufenen Jahr erneut einen Tiefstand erreicht. Die Ursache dafür ist vor allem in der Digitalisierung zu sehen: immer mehr Bereiche der Verwaltung arbeiten ausschließlich mit elektronischen Unterlagen – die bereits aus rechtlichen Gründen teilweise ebenfalls archiviert werden müssen und damit auf dem Feld der elektronischen Langzeitarchivierung ganz andere Anforderungen stellen.
Ein ähnlicher Effekt ist bei der Übernahme von Verwaltungsschriftgut in das Archiv zu sehen: hier wurden im Jahr 2023 knapp 35 laufende Meter (lfm) Aktenmaterial übernommen. Dies ist eine Verringerung um etwa 4 lfm im Vergleich zum Vorjahr und weniger als 40 Prozent der Menge, die noch 2017 übernommen wurde. Die Umstellung auf digitale Verwaltungsverfahren führt einerseits zwar zu einem sinkenden Papierverbrauch, andererseits muss das Kreisarchiv angesichts akuten Platzmangels heute auch wesentlich strenger als noch vor einigen Jahren auswählen, welche Akten es zusätzlich zu den bereits vorhandenen fast 4.000 laufenden Metern aufnehmen kann.
Parallel zu den Übernahmen sondert das Kreisarchiv auch regelmäßig Unterlagen aus, deren gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und deren historischer Wert vernachlässigbar ist. Beispielsweise ist es nicht notwendig, hunderte gleichförmige Abrechnungen von Kindergartengebührenzuschüssen für die Ewigkeit aufzubewahren. Durch diese Aussonderungen reduzierte sich der Netto-Zufluss an neuem Material für die Archivmagazine auf etwa 11,5 lfm im vergangenen Jahr.
Jenseits der Beantwortung von Anfragen, Ausleihen, Übernahmen und Aussonderungen konnte das Kreisarchiv auch im vergangenen Jahr sein chronisches Platzproblem weiter lindern, indem eine weitere Rollregalanlage beschafft wurde. Diese modernen Anlagen nutzen den vorhandenen Raum im Vergleich zu Standregalen und älteren Hebelschubanlagen wesentlich besser aus und steigern die Lagerkapazität in einem Magazinraum um bis zu 40 Prozent.
Inzwischen verfügt das Kreisarchiv über zehn derartige Anlagen.
Martin Modes
Presse- und Kulturamt
Foto: Die vermutlich älteste Ansicht von Catharinau aus dem Jahre 1617 - aus dem Bestand des Kreisarchivs. Foto: Stadtarchiv Erfurt.