Saalfeld. Im Beisein von Finanzministerin Heike Taubert fand am Montag, 15. Januar, im Landratsamt Saalfeld-Rudolstadt der Abschluss eines mehrjährigen Pilotprojektes zur Digitalisierung von Verwaltungsdienstleistungen der Unteren Bauaufsichtsbehörde statt. Zahlreiche Verwaltungsvorgänge können jetzt durch Bürgerinnen und Bürger digital beantragt und in der Verwaltung papierlos bearbeitet werden.
Die Antragsverfahren stehen über das Thüringer Antragssystem für Verwaltungsleistungen (Thavel) als Angebot zur digitalen Antragsstellung durch den Bürger zur Verfügung. Die Online-Anträge sind auch über die Webseite der Unteren Bauaufsichtsbehörde abrufbar. Damit kommt das Landratsamt der Verpflichtung nach, Verwaltungsleistungen digital anzubieten. Gefördert wurde das vierjährige Projekt mit mehreren Dienstleistern durch die Ministerien für Finanzen sowie für Infrastruktur und Landwirtschaft. „Der Projektabschluss heute ist ein Zwischenschritt, denn wir sind auf dem Weg, weitere Verwaltungsdienstleistungen zu digitalisieren“, sagte Landrat Marko Wolfram.
Für die Umsetzung des ehrgeizigen Verfahrens in der Unteren Bauaufsicht wurde eine Projektgruppe der Verwaltung gegründet. Die beiden Mitarbeiterinnen Sandra Fiedler und Esther Thalmann stellten am Montag die Zeitschiene von der ersten Idee 2019 bis zur schrittweisen Umsetzung vor.
Im ersten Schritt wurden die internen Verwaltungsleitungen der Bauaufsicht digitalisiert. Hierfür werden alle Antragsunterlagen eingescannt. Im Juli 2020 wurde das erste Baugenehmigungsverfahren geführt, seit Januar 2021 wurden alle bauaufsichtlichen Verfahren auf eine digitale Bearbeitung umgestellt, später kamen Denkmalschutz und Bauleitplanverfahren dazu. Effekte zeigen sich vor allem hinter den Kulissen, etwa bei der Beteiligung in- und externer Behörden (Träger öffentlicher Belange) an Bauvorhaben. So wurden bisher die Träger öffentlicher Belange schriftlich informiert, erhielten alle Unterlagen per Post in Papierform und schickten Ihre Stellungnahme auf dem Postweg zurück. Jetzt werden die Antragsunterlagen auf einer Online-Plattform zum Download bereitgestellt und die Stellungnahme der externen Träger wird nach Fertigstellung über die Plattform unmittelbar in die Elektronische Akte hochgeladen. Der Behörde spart das Versandkosten, Papier, Zeit und Aufwand. Aber auch für den Antragsteller entfiel die Notwendigkeit, den Antrag in dreifacher Ausfertigung einzureichen. Die Bereitstellung der Antragsunterlagen auf digitalen Trägern und Medien ist inzwischen möglich.
In zweiten Schritt wurden die Anträge für die Verwaltungsleistungen der Unteren Bauaufsicht digitalisiert. Die Untere Bauaufsicht Saalfeld-Rudolstadt war unter der Federführung des Ministeriums und der Projektsteuerung durch Modus Co vorrangig in die Entwicklung und Erstellung der Thavel-Anträge eingebunden. Andere kreisfreie Städte und Landratsämter wurden zu Qualitätssicherung hinzugezogen.
Zahlreiche rechtliche Probleme mussten geklärt werden, unter anderem, wie sich Bürgerinnen und Bürger im Antragsverfahren identifizieren und authentifizieren. Als sehr hoch erwies sich zudem der Abstimmungsaufwand für die Formulare, damit diese landesweit in allen 28 Bauaufsichtsbehörden für die digitale als auch analoge Antragstellung genutzt werden können. „Das haben wir alle unterschätzt“, sagte Matthias Neutzner, der das Projekt als Berater von Modus Co von Beginn an begleitete.
Aber auch die technische Abwicklung erwies sich als anspruchsvoll, wie Ministerin Taubert erfuhr. Die Übermittlung des digitalen Antrags des Bürgers aus dem ThAVEL-System heraus in die Behörde erfolgt über ein zentrales Werkzeug, das der Bund im Rahmen des Online-Zugangsgesetzes zur Verfügung stellt. Damit wurde die letzte Lücke der vollständigen Digitalisierung aller bauaufsichtlichen Verfahren geschlossen. Sofern Bürger sich mit seinem elektronischen Ausweis authentifiziert, erfolgt die Antragstellung und Bearbeitung, bis hin zur Bescheidung vollständig papierlos.
„Sie leisten hier Aufbauarbeit“, lobte die Ministerin und hoffte, dass möglichst viele andere Verwaltungen das Verfahren auch nutzen. Immerhin knapp eine Millionen Euro hat die Entwicklung gekostet. Im Landkreis kommt das neue Verfahren gut an: Im Jahr 2023 wurden durch das Sachgebiet Bauordnung 1.884 Verfahren in den Bereichen Bauordnung, Bauplanungsrecht, Baulasten, Denkmalschutz und Beteiligungen des Landkreises als Träger öffentlicher Belange bearbeitet. Seit August sind 20 Anträge digital eingegangen, Tendenz steigend.
Peter Lahann
Presse- und Kulturamt