Saalfeld. Im vergangenen Jahr wurden durch das Kreisarchiv Saalfeld-Rudolstadt insgesamt 501 Anfragen beantwortet. Damit hat die Nutzung des Archivguts bereits das vierte Jahr in Folge deutlich zugenommen. Anfragen zu historischen Bauunterlagen und Einträgen in historischen Personenstandsbüchern machen hier seit Jahren den größten Anteil aus, aber auch aus historischen Meldeunterlagen sowie zu ortsgeschichtlichen Themen geben die drei Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Archivs regelmäßig Auskunft.
Der Rechercheaufwand je Anfrage ist dabei sehr unterschiedlich. „Lässt sich eine Sterbeurkunde etwa aus dem Jahr 1905 oft innerhalb weniger Minuten auffinden, so kann die systematische Durchforstung der Bestände für ein Forschungsvorhaben der Universität auch einmal mehrere Tage in Anspruch nehmen“, erklärt Archivleiter Martin Gretscher.
Zurückgegangen sind dagegen die Direktbenutzungen vor Ort, hier konnten 2021 lediglich 21 Einsichtnahmen ermöglicht werden. Wie schon im Jahr zuvor sind dafür in erster Linie die Einschränkungen durch die Corona-Pandemie verantwortlich; viele Monate mussten die Archive grundsätzlich geschlossen bleiben, in der übrigen Zeit waren Einsichtnahmen nur unter strengen Bedingungen möglich – ein mehrstündiges Aktenstudium mit Mund-Nasen-Schutz ist verständlicherweise nicht jedermanns Sache. Hier bleibt die Hoffnung, dass sich die Bedingungen in nicht allzu ferner Zukunft bessern werden und das Archiv auch stärker wieder vor Ort genutzt werden kann.
Neben der Funktion als Gedächtnis des Landkreises und öffentliches Archiv für die Bürger ist das Kreisarchiv natürlich auch ein klassisches Verwaltungsarchiv, das den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Landratsamtes archivierte Akten zur Verfügung stellt. Die damit verbundenen hausinternen Aktenausleihen nehmen seit mehreren Jahren langsam ab und haben mit 131 Ausleihen im abgelaufenen Jahr einen neuen Tiefstand erreicht. Die Ursache dafür ist vor allem in der Digitalisierung zu sehen: immer mehr Bereiche der Verwaltung arbeiten ausschließlich mit elektronischen Unterlagen, daneben werden teilweise auch ältere Papierakten digitalisiert, so dass die Originale im Geschäftsgang nicht mehr benötigt werden (aus Rechtsgründen aber dennoch weiter aufbewahrt werden müssen).
Ein ähnlicher Effekt ist bei der Übernahme von Verwaltungsschriftgut in das Archiv zu sehen: hier wurden im Jahr 2021 knapp 47 laufende Meter übernommen. „Dies entspricht fast genau dem Umfang aus dem Vorjahr, jedoch nur etwa der Hälfte der Menge, die noch 2017 übernommen wurde“, sagte Gretscher. Die Umstellung auf digitale Verfahren führt einerseits zwar zu einem sinkenden Papierverbrauch, andererseits muss das Kreisarchiv angesichts akuten Platzmangels heute jedoch wesentlich strenger als noch vor einigen Jahren auswählen, welche Akten es zusätzlich zu den bereits vorhandenen fast 4.000 laufenden Metern noch aufnehmen kann. Akten, die aufgrund abgelaufener Aufbewahrungsfristen nur noch wenige Jahre aufzubewahren sind, verbleiben daher inzwischen oft in den Registraturen der jeweiligen Ämter.
Jenseits der Beantwortung von Anfragen, Ausleihen und Übernahmen konnte das Kreisarchiv auch im vergangenen Jahr sein Platzproblem etwas lindern, indem eine weitere Rollregalanlage angeschafft wurde. Diese modernen Anlagen nutzen den vorhandenen Raum im Vergleich zu Standregalen und älteren Hebelschubanlagen wesentlich besser aus und steigern die Magazinkapazität um bis zu 40 Prozent.
Daneben konnte über eingeworbene Fördermittel eine dringend notwendige Restaurierungsmaßnahme an einer historischen Bibel aus dem Jahr 1618 durchgeführt werden. Weitere Fördermittel in vierstelliger Höhe konnten eingeworben werden für die Digitalisierung der oft genutzten Personenstandsregister, die in diesem Jahr durchgeführt werden soll.
Peter Lahann
Presse- und Kulturamt